Equips

Un equip Teams és un grup de persones que treballen de manera col·laborativa en un projecte comú fent servir eines de comunicació immediata com el xat o les videotrucades.

Els equips teams estan associats a un grup Microsoft 365 i els donem d'alta sota demanda.

 Valora prèviament si et cal sol·licitar la creació d'un equip teams o és suficient amb una reunió programada. Les reunions programades són aquelles que planifiquem fent ús del calendari a través d’Outlook o de Teams. Exemples de reunions programades podrien ser les periòdiques d’equips de treball,  reunions per constituir un tribunal o entrevistar un candidat o reunions entre persones de diferents organitzacions.

 Consulta com fer la sol·licitud d'un equip (Teams - Grup Microsoft 365).

  La major part de les funcionalitats de Microsoft Teams es poden utilitzar sense la necessitat de pertànyer a un equip Teams. Per exemple:

APLICACIÓ TEAMS Sense equip Amb equip Teams
Missatgeria instantània (xat) de 2 o més persones ✔ ✔
Compartir fitxers per xat ✔ ✔
Trucades i videotrucades de 2 o més persones ✔ ✔
Crear i participar en reunions ✔ ✔
Compartir pantalla i cedir el control en xats, videotrucades o reunions ✔ ✔
Gravar o desar xats, videotrucades o reunions ✔ ✔
Crear canals ✗ ✔
Utilitzar biblioteques de documents en un equip Teams ✗ ✔

Per tant, necessitaràs la creació d’un equip Teams (grup Microsoft 365) quan, un cop familiaritzat amb l’eina, et calgui a tu i el teu equip disposar d'un espai on, a més de poder comunicar-te per xat, fer videotrucades i compartir fitxers, puguis integrar altres recursos per executar un projecte: per exemple, la gestió i organització de tasques, la creació i compartició de continguts amb la resta de l’equip, ús de canals temàtics o per subgrups.

El responsable de la unitat, departament o grup de treball que necessiti un equip de treball (team) sempre que  tingui una relació contractual amb la UB, és qui ha de fer la sol·licitud. Cal fer una proposta descriptiva del nom per a l’equip i indicar qui serà la persona administradora d'aquest (tindrà el rol de propietària de l'equip).

 Les adreces corporatives no personals no tenen activat aquest servei.

En un equip hi ha 3 rols:

  • Els propietaris: aquelles persones que administren i gestionen l'equip. Sempre han de ser persones de la Universitat. Es recomana que n'hagin dues.
  • Els membres i els convidats:
    • Membres: persones de la Comunitat UB.
    • Convidats: persones que no disposen de compte UB. Tenen restringida alguna funcionalitat.

 

  La/es persona/es amb rol de propietaris de l'equip són les encarregades de convidar nous participants o treure'ls de l'equip.

Cada vegada que es convida un nou membre a l'equip, aquest rep un correu informatiu amb un botó per accedir a Teams.

 

  Si la persona pertany a la Universitat o el seu compte ja forma part del núvol Microsoft, podrà accedir directament, si no caldrà que el seu compte s'associï a un de Microsoft.

L'associació del compte extern a un compte Microsoft és una acció necessària i que només es fa una vegada. D'aquesta manera el compte extern pot accedir al Núvol UB:

Pas 1: Associar el compte extern amb un compte MS Pas 2: Assignar-se una contrasenya Pas 3: Passar per les diferents pantalles per confirmar les accions d'accés al Núvol UB

 

Consulta la següent ajuda sobre Com agregar convidats a un equip Teams

Per accedir a les opcions d'un equip cal que vagis als 3 puntets, com indica la fletxa vermella, que trobaràs al costat del nom de l'equip.

  Recorda que depèn del rol que tinguis, podràs fer més o menys accions en un equip.

Si ets propietari de l'equip, pots canviar determinats permisos dels membres i convidats del teu equip Teams.

Vés per Administrar equip - Configuració i revisa els permisos que pots atorgar o treure.

Si ja no participes en un equip sempre t'hi pots sortir.

Això ho pots fer anant a les opcions de l'equip (consulta ajuda Opcions de l'equip) i triant "Surt de l'equip".

Si és la persona propietària de l'equip la que vol marxar i només està ella amb aquest rol, no podrà fer-ho fins que li assigni el rol de propietari a un altre membre de l'equip.

Els canals són espais de col·laboració que donem d'alta per treballar en temes específics.

Hi ha 2 tipus de canals:

  • Comuns: Són canals oberts a tots els participants de l'equip. Per defecte, quan és dona d'alta un equip sempre disposem del canal anomenat General.
  • Privats: Són canals on participen subgrups de membres. Els canals privats es detecten pel cadenat que porten al seu costat.

 

Cada canal privat disposa del seu espai de fitxers. Els canals es poden anar creant a mesura que es vagin necessitant.

  Una vegada creat un canal com a comú o privat no es pot canviar el tipus.

Per poder incorporar el Planner (Planificador de tasques) has d'afegir una pestanya i triar l'aplicació Tasks de Planner y To Do

Seleccionar Crear un plan i triar un nom

Si ets propietari d'un equip Teams que ja no es fa servir, el pots donar de baixa directament o demanar el seu esborrament obrint un tiquet al PAU.

Els grups Office 365 tenen data de caducitat. En cas que un equip Teams estigui inactiu durant més d'un any, les persones propietàries d'aquest rebran un correu  informant de la data pròxima d'esborrament automàtic de l'equip. Si no volem que s'esborri caldrà prémer el botó "Renovar grup" o fer qualsevol modificació en l'equip: escriure en un xat, pujar un fitxer ..., aquestes accions indicaran que l'equip està viu i faran que aquest es renovi durant un any més.

 

Per consultar la data de caducitat de l'equip on ets propietari pots anar a la configuració de l'equip: ... > Mostra equip - Configuració - Venciment de l'equip