Reunions

Reunir-nos de forma virtual forma part del nostre dia a dia laboral, però depèn amb qui o de quin tema tractem en la reunió potser cal organitzar-la de manera diferent.

De forma general podem agrupar les reunions en 2 tipus: les immediates i les programades.

Les reunions immediates són aquelles que fem d’una manera espontània, més informal i on acostumen a participar poques persones. Una situació habitual podria ser quan tenim un dubte i contactem, a través del xat de Teams amb un company i fem una videotrucada. Una vegada ha començat la reunió sempre podem convidar a més gent a participar-hi.

Les reunions programades són aquelles que planifiquem fent ús del calendari a través d’Outlook o de Teams. Exemples de reunions programades podrien ser les periòdiques d’equips de treball,  reunions per constituir un tribunal o entrevistar un candidat o reunions entre persones de diferents organitzacions. La persona que crea una reunió es converteix en el seu organitzador.

Hi ha diverses maneres d'iniciar o programar reunions amb Microsoft Teams. Els assistents d’una reunió poden ser persones de dins i de fora de la UB.  

Una de les opcions és anar a la pestanya Calendari, que trobaràs a la barra lateral esquerra. 

Si el que vols és programar una reunió virtual tens diferents opcions:

  • Des del calendari de Teams
  • Des d'Outlook cliente
  • Des d'Outlook web

 

Cal escollir l’opció “+ Reunió nova”. Tot seguit podrem omplir els camps: títol de la reunió, assistents, dia i hora d’inici i de final, periodicitat si s’escau, ubicació, si hi ha una sala destinada a assistents presencials, i el cos del missatge on pots incloure informació relacionada amb la reunió. 

 

 

També es poden iniciar / programar reunions o videoconferències des d’altres llocs de Microsoft Teams com el xat, el canal d’un equip (Teams) o la pestanya Trucades. 

Sí, la programació de reunions en línia es poden fer indistintament des del calendari de Teams o el de l’Outlook. Els calendaris de Teams i Outlook estan sincronitzats.

  • Si utilitzem el client Outlook d’escriptori, des del calendari, escollirem l’opció Nova reunió de Teams.

 

  • Si utilitzem el client Outlook web, des del calendari, fem Esdeveniment nou, a continuació, s’obre la pantalla següent on seleccionarem Reunió del Teams  

 

Un cop dins de la reunió es pot compartir l’escriptori, mostrar qualsevol contingut o programa que s’executi al teu ordinador sigui en pantalla completa o només una finestra. 

Des del menú central, cliquem sobre la icona Comparteix 

Ara ens demanarà què volem mostrar. 

  • Si escollim Escriptori, veuran el que veiem a la nostra pantalla. 
  • Si el que volem és mostrar només una aplicació, l’haurem d’escollir i només es mostrarà aquesta aplicació. 
  • Si necessiteu compartir l’àudio també (per exemple, si esteu reproduint un vídeo), recordeu seleccionar l’opció “Incloure àudio del sistema”.

 

Un cop vulguis parar de compartir, selecciona Deixar de compartir des del mateix menú central. 

Sí. L'organitzador de la reunió programada pot personalitzar certes opcions que venen per defecte. Això es pot fer des de la pantalla Opcions de reunió.

Hi ha tres formes diferents per arribar-hi:

 1. Des de Teams, anar a Calendari- Botó Reunions - Seleccionar una reunió - Opcions de reunió.

  Per accedir-hi a les Opcions de reunió cal que primer hagis donat d'alta la reunió i la tornis a editar.

 2. En una invitació de reunió - Seleccionar Opcions de la reunió.

 3. Una vegada iniciada la reunió, anar a Mostrar participants als controls de la reunió. Sobre la llista de participants, triar Administrar permisos.

- Imatge il·lustrativa de com fer-ho de la primera manera -

 

Les opcions que pots modificar són aquestes:

Consulta l'ajuda de sota  Opcions personalitzables en una reunió programada per conèixer cadascuna d'elles.

Sempre que siguis l'organitzador d'una reunió programada, pots modificar algunes de les opcions activades per defecte.

Això cal fer-ho des de la pantalla Opcions de la reunió (consulta l'ajuda anterior En una reunió programada, es poden modificar les opcions: qui pot compartir, convidar participants, gravar ...) per saber com arribar a aquesta pantalla).

T'expliquem què significa cadascuna d'aquestes opcions:

 

1 - Qui pot ometre la sala d'espera?: Per defecte, les persones amb compte no UB no podran accedir automàticament a la reunió i estaran en una sala d'espera fins que algú les accepti.

2 - Permetre a qui truca ometre la sala d'espera: aquest camp està relacionat amb l'anterior, tenir-lo activar significa que tothom que truqui per participar en la reunió accedirà directament.

3 - Notificar quan alguna de les persones que truca s'uneix o surt de la reunió: per defecte "Sí".

4 - Qui pot presentar?: aquest és un camp molt important perquè l'organitzador de la reunió programada decideix qui pot fer de moderador i qui d'assistent. El moderador pot acceptar participants, compartir documentació, gravar ...

 Consulta les capacitats específiques per a cada rol i com canviar rols.

5 - Permetre que els assistents reactivin àudio: per defecte "Sí" però si volem controlar que el micro estigui apagat podem canviar aquest valor. A tenir en compte que només afectarà als participants amb el rol d'assistent, no als participants amb el rol de moderador.

 

 Per conèixer més en detall cadascuna d'aquestes opcions, consulta la següent ajuda.

Per defecte, la gravació de les reunions és una característica que pot activar qualsevol persona de la UB amb compte corporatiu personal que participi en una reunió de Teams. Les persones externes a la Universitat no podem fer-ho.

Si vols canviar aquest comportament a les reunions programades i n'ets la persona que l'organitza, consulta les dues ajudes anteriors per saber com fer-ho.

Quan s'inicia una gravació de la reunió, Teams mostra una notificació a tots els participants d'aquesta.

 Per a més informació, consulta la pàgina informativa de Microsoft sobre gravar reunions en Teams.

Una vegada finalitzada la gravació:

  • Si la reunió s'ha fet des d'un equip Teams, la gravació es guarda en l'espai Sharepoint d'emmagatzematge d'aquest equip com qualsevol fitxer i, totes les persones participants hi podran accedir des de la pestanya d'arxius (si s'ha fet des d'un canal privat des de la pestanya arxius del canal).
  • Si no, la reunió es guarda en el OneDrive de la persona organitzadora de la reunió. Tots els participants, si són de la Universitat, tindran permisos de lectura sobre la gravació. El propietari de la gravació, un cop finalitzada i emmagatzemada a Onedrive pot treure els permisos a la resta de participants perquè no hi tinguin accés o donar-ne de nous.

 

Les gravacions expiren passats 120 dies, tot i això, la persona propietària de la gravació pot canviar aquest valor i ampliar o fer que no expiri la gravació.

Si desitges canviar el fons de darrere la teva imatge, pots difuminar-lo o triar una imatge, entre les disponibles o una de nova.

T'expliquem com fer-ho:

Abans de començar la reunió, a la pantalla on pots configurar el vídeo i so, activa la càmera i selecciona  Filtres en segon pla

Dels fons disponibles, tria'n un o afegeix-ne un de nou.

 Més informació en aquesta pàgina de Microsoft.

Tens disponibles 2 fons amb el logo de la Universitat de Barcelona:

 

Cal que els descarreguis i segueixis el procediment explicat en l'ajuda anterior per poder-los incorporar com a fons a les teves videotrucades.

El fons el veuràs en forma de mirall i amb els logos invertits, no et preocupis, la gent que miri la teva imatge el veurà correctament.

 

Si en una reunió vols compartir algun document que inclogui àudio: una presentació, un vídeo ... cal que activis el botó "Incloure àudio del sistema" tal com indica la imatge de sota. Aquest botó el veuràs quan facis l'acció de compartir contingut.

Consulta el següent enllaç per a més informació.

Dintre d'una reunió, la persona propietària d'aquesta pot crear sales perquè els participants treballin en grups més reduïts, és tracta de reunions privades.

 Per crear les sales cal ser propietari de la reunió i fer servir la versió d'escriptori de Teams.

Es poden obrir i tancar sales, assignar-les un nom, anar movent els participants entre elles. L'assignació a les sales pot ser manual o automàtica.

 

Icono de Salas para sesión de subgrupo

Seleccionar el número de salas

Les sales es creen en estat tancat i cal afegir els participants per poder-les obrir.

Una vegada ja tens els participants afegits a les sales les podràs iniciar totes (botó Iniciar sales),

o obrir la que t'interessi (opció Obre la sala)

,

En obrir les sales, els participants es traslladaran de la reunió principal a la reunió privada. Les sales ja apareixeran com obertes.

Per tornar als participants a la reunió principal cal tancar la sala on es troben. També es poden tancar totes de cop amb el botó Tancar sales.

 

 Consulta la pàgina informativa de Microsoft sobre crear i administrar sales.

Et facilitem uns consells perquè una reunió virtual sigui més eficient.

 Per a més informació sobre reunions en Teams, consulta la següent pàgina de Microsoft.