Sincronització de fitxers (client OneDrive)
La sincronització és un procés que ens permet treballar amb els fitxers, des del nostre equip local i des del núvol, de manera indistinta i que ens garanteix que els canvis fets en l'arxiu no provoquin cap conflicte i el fitxer s'actualitzi correctament.
En sincronitzar carpetes o fitxers del nostre Onedrive o d'una biblioteca de SharePoint, els fitxers sincronitzats són visibles i accessibles des de l'explorador de fitxers del nostre dispositiu.
Per poder sincronitzar cal que tinguis instal·lat el client OneDrive en el teu equip. Ho pots confirmar si veus la icona de Onedrive en la barra de tasques del teu equip.
Encara que es digui client OneDrive, és una aplicació que serveix per sincronitzar fitxers del teu OneDrive i biblioteques o carpetes de biblioteques dels llocs SharePoint on tinguis permisos.
Quan sincronitzem, hem de comprovar que aquesta icona sempre està en color blau. Si hi ha algun problema de sincronització, hem d'estar atents i llegir els missatges informatius.
La sincronització d'un lloc SharePoint es fa a nivell de biblioteques de documents.
Tot i que no recomanem sincronitzar biblioteques de SharePoint, en tractar-se de documentació compartida entre diferents persones, en cas que estigui justificat, fes-ho sempre des del nivell més baix en l'estructura de carpetes i subcarpetes que pugui contenir la biblioteca.
En quin cas estaria justificat?
En el cas que treballessis amb molts fitxers, per exemple, de tipus pdf, que has de pujar o baixar, de manera habitual, des de o cap a una aplicació i et cal tenir-los en una estructura de fitxers que sigui navegable des d'aquesta aplicació.
Què hauríes de fer?
Obrir el SharePoint on estan aquests fitxers de tipus pdf i navegar fins a la carpeta que els conté. Una vegada trobada la carpeta, fer clic sobre el botó "Sincronitza". D'aquesta manera només sincronitzaràs la documentació que conté aquesta carpeta.
- Exemple de sincronització des d'una biblioteca, en el nivell més baix de carpetes -
En fer la sincronització per primera vegada del nostre Onedrive, es crearà una nova carpeta anomenada "OneDrive-Universitat de Barcelona" que podràs veure des de l'explorador de fitxers.
Si la sincronització es fa per primera vegada des d'una biblioteca de SharePoint, es crearà una nova carpeta en l'explorador de fitxers del teu equip anomenada "Universitat de Barcelona".
Per cada biblioteca o carpeta que sincronitzis, es crearà una nova subcarpeta que visualitzarem des de l'explorador amb el nom del lloc SharePoint i la carpeta.
Quan sincronitzem fitxers, al costat del seu nom s'indica l'estat:
En esborrar un fitxer des de l'explorador de fitxers ens sortiran 2 pantalles. Quan acceptem la primera, ens apareixerà una segona informativa:
Cal fixar-se abans en l'estat del fitxer sincronitzat a eliminar:
- Si només està sincronitzat en línia, el fitxer esborrat es treu de tots els dispositius i del Núvol. Aquests fitxers o carpetes eliminats es poden restaurar des de la paperera de reciclatge del teu OneDrive (en cas d'haver-los esborrat del teu OneDrive) o des de la paperera de reciclatge del lloc Sharepoint (en cas d'haver-los esborrat d'una biblioteca d'un lloc SharePoint).
- Si l'has descarregat en el teu dispositiu, també tindràs el fitxer esborrat en la paperera de reciclatge del teu dispositiu.
Els fitxers eliminats estan disponibles en la Paperera de reciclatge del Núvol un màxim de 93 dies. Passat aquest temps ja no es podran recuperar.
És una bona pràctica no sincronitzar més del que sigui necessari. Per tant, recomanem que seleccionis i triïs carpetes específiques.
Revisa des de la configuració del teu client quines carpetes tens sincronitzades i ajusta-les a les teves necessitats.
1. Ves a la icona del client de OneDrive en el teu escriptori - botó dret i prem la icona rodeta d'engranatge
2. Obre el menú Configuració
3. Selecciona opció Compte
4. Tria la carpeta desitjada i desactiva aquelles subcarpetes que ja no t'interessi sincronitzar.
En treure el check d'algunes subcarpetes, aquests elements es suprimiran i ja no estaran disponibles des de l'explorador de fitxers. Aquesta acció no afectarà als fitxers que estiguin al Núvol.
Si vols aturar la sincronització d'una biblioteca o carpeta d'una biblioteca fes el següent:
1. Ves a la icona del client de OneDrive en el teu escriptori - botó dret i prem la icona rodeta d'engranatge
2. Obre el menú Configuració
3. Selecciona opció Compte
4 . Atura la sincronització de la biblioteca/carpeta desitjada.
En aturar la sincronització, no desapareixeran les carpetes que tinguis en l'explorador de fitxers. simplement ja no s'actualitzaran. Si les visualitzes des de l'explorador ja no tindran cap icona referent a l'estat de sincronització. Les pots esborrar del navegador directament. Aquesta acció no afectarà als fitxers que estiguin al Núvol.
Si tens permisos com a propietari d'un lloc SharePoint, pots treure el botó sincronitzar de qualsevol biblioteca de documents del lloc SharePoint. Per fer-ho cal que vagis a la biblioteca, i des de la rodeta d'engranatge de la part superior dreta triïs l'opció Configuració de la biblioteca > Més opcions de configuració de la biblioteca > Configuració avançada - i a l'opció Voleu permetre la baixada de biblioteca de documents als clients fora de línia- Trieu "No".
Dintre de les biblioteques de SharePoint ens trobem amb diferents opcions, entre elles la de sincronitzar i la d'afegir una drecera al OneDrive
Quina és la diferència entre aquestes dues opcions?
L'opció "Sincronitza" permet sincronitzar carpetes o biblioteques senceres amb una carpeta de l'ordinador mitjançant el client de OneDrive.
L'opció "Afegeix una drecera al OneDrive" permet marcar carpetes d'una biblioteca o una biblioteca sencera per crear enllaços al nostre OneDrive.
Les carpetes enllaçades apareixen amb la icona 
en el nostre OneDrive
Recomanem no fer servir dreceres: es poden crear conflictes en fer aquesta acció quan també sincronitzem l' estructura de carpetes del nostre OneDrive. En tenir la carpeta enllaçada, aquesta carpeta d'un lloc SharePoint també s'estarà sincronitzant amb el nostre OneDrive.
Si no estem molt atents, podem pensar que aquesta carpeta és nostra en veure-la al nostre OneDrive i fer accions no desitjades com esborrar-la, desplaçar-la ..., amb la qual cosa estaríem esborrant o desplaçant tot el contingut d'aquesta carpeta del lloc SharePoint.
En cas que hagis creat algun enllaç d'aquest tipus, et recomanem que el desfacis: Ves al teu OneDrive, selecciona la carpeta i des del menú de dalt, tria "Quitar"
Aquesta acció farà que aquesta carpeta ja no aparequi en el teu OneDrive.
Errors habituals en la sincronització poden ser causats per perdre la connexió a internet o en haver-hi algun problema de connectivitat amb el Núvol. En cas de documents compartits, si estem modificant un document i no tenim connexió i un altre company també ho està fent, es poden crear conflictes de versions.
Un altre cas pot ser quan, sense voler o sense ser-ne conscients, desplacem o esborrem fitxers de carpetes en biblioteques sincronitzades des del nostre explorador de fitxers. Aquesta acció farà desaparèixer els fitxers d'aquella carpeta en el lloc SharePoint.
En tots dos casos, el problema s'agreuja com més informació tinguem sincronitzada i quantes més persones la sincronitzin.
En cas que es produeixi pèrdua o desaparició de fitxers compartits en biblioteques SharePoint, sempre pots revisar la paperera del lloc SharePoint i consultar la informació de les accions fetes en aquella biblioteca a través de la icona d'informació.
Altres errors relacionats amb els fitxers que es sincronitzen poden ser causades per:
- Nom del fitxer amb caràcters no vàlids
- Nom del fitxer massa llarg
- El fitxer està obert
- No tens permisos sobre el fitxer o sobre el seu contenidor.
