Gestió documental i col·laboració - (Sharepoint)
Sharepoint és la solució Microsoft 365, disponible al Núvol UB, per a la gestió documental i col·laboració entre un grup de persones que participen en un servei o projecte comú.
Pots accedir a Sharepoint des del llançador d'aplicacions del Núvol UB.
Les adreces corporatives no personals no tenen activat aquest servei.
La petició de llocs Sharepoint només la poden fer PTGAS i PDI amb relació contractual a la UB.
Només pots entrar als llocs on tens permís d'accés. Pots fer-ho clicant sobre l'enllaç que t'haurà enviat la persona propietària del lloc o cercant el lloc des de la pàgina inicial de Sharepoint.
Una manera còmoda de trobar un lloc Sharepoint és seguir-lo clicant sobre l'estrella. D'aquesta manera ja el tindràs disponible a la secció dels llocs que segueixes de la part esquerra de la pàgina inicial de Sharepoint.
Més informació sobre com buscar i seguir llocs en la pàgina de suport de Microsoft.
Si accedeixes a un lloc Sharepoint és perquè disposes d'algun tipus de permís. Serà la persona/es propietària/es del lloc Sharepoint qui te'ls haurà atorgat. A nivell general:
- Si pots accedir al lloc però no pots fer canvis en el seu contingut és perquè formes part del grup de visitants que té únicament permisos de lectura.
- Si pos accedir al lloc i fer canvis en el seu contingut, per exemple editar o pujar nous documents, és perquè formes part del grup de membres.
- Si pots canviar la configuració del lloc és perquè formes part del grup de propietaris.
A partir d'aquests permisos inicials, el grup de propietaris pot crear nous permisos, assignar permisos diferents sobre els diferents elements que formen part del lloc Sharepoint aconseguint la privacitat i l'accés a la informació que sigui necessària pels diferents participants del lloc.
Depèn de quan es va donar d'alta el lloc, aquest pot tenir unes característiques i interfície diferent. Pots saber qui forma part del lloc i, en experiències més modernes, qui està a cada grup de permisos, si vas a la rodeta de configuració que trobaràs a la part superior dreta del lloc i cliques sobre l'apartat "Permisos del lloc".
Una bona pràctica per part de les persones que administren un lloc Sharepoint és afegir informació, en la pàgina inicial d'aquest, sobre l'objectiu, propòsit del lloc,qui l'administra i altra informació rellevant per donar la benvinguda i orientar a les persones que han d'accedir-hi.
La compartició d'enllaços per a llocs Sharepoint sempre requerirà la identificació per part dels usuaris que hagin d'accedir a la informació compartida, d'aquesta manera es garanteix la traçabilitat d'accés i seguiment de les accions que es puguin fer sobre aquesta.
Pots compartir l'accés a una carpeta o document, seleccionat l'element i desplegant els 3 puntets (...) triar l'opció Compartir. Desplegant la fletxa que surt al costat de Els usuaris que especifiquis ho poden editar pots triar altres opcions en la configuració d'enllaços.
Si tens el rol de propietari del lloc, pots restringir que la resta de participants comparteixi carpetes o documents. Per fer això cal que vagis a la rodeta de configuració - Permisos del lloc - Configuració de permisos avançada - Configuració de la sol·licitud d'accés i desactivis i el botó "Permeteu als membres que comparteixin el lloc i fitxers i carpetes individuals".
Per compartir informació de caràcter públic, recomanem l'ús de webs corporatives.
Per defecte, en tractar-se d'un espai compartit entre diferents persones, recomanem no sincronitzar les biblioteques de documents si no és estrictament necessari.
Si tens el rol de propietari pots deshabilitar aquesta opció per cada biblioteca de documents que tingui el teu lloc Sharepoint.
Per fer-ho has d'anar a l'apartat de Configuració de la biblioteca - Configuració avançada i posar a "No" aquesta opció:
