Gestió documental i col·laboració - (Sharepoint)

Sharepoint és la solució Microsoft 365, disponible al Núvol UB, per a la gestió documental i col·laboració entre un grup de persones que participen en un servei o projecte comú.

Des de l'Àrea TIC, en fer la sol·licitud del lloc, donem d'alta el lloc i la persona/es propietària/es d'aquest. Recomanem que siguin 2 persones.

En la mesura del possible recomanem que el lloc Sharepoint que sol·licitis sigui de caràcter intern, és a dir, tingui deshabilitada la compartició amb personal extern a la Universitat (persones que no disposen de correu corporatiu personal).

  Els llocs Sharepoint que donem d'alta no estan associats a un grup Microsoft 365.

Pots accedir a Sharepoint des del llançador d'aplicacions del Núvol UB.

 Les adreces corporatives no personals no tenen activat aquest servei.

 La petició de llocs Sharepoint només la poden fer PAS i PDI amb relació contractual a la UB.

Només pots entrar als llocs on tens permís d'accés. Pots fer-ho clicant sobre l'enllaç que t'haurà enviat la persona propietària del lloc o cercant el lloc des de la pàgina inicial de Sharepoint.

 Una manera còmoda de trobar un lloc Sharepoint és seguir-lo clicant sobre l'estrella. D'aquesta manera ja el tindràs disponible a la secció dels llocs que segueixes de la part esquerra de la pàgina inicial de Sharepoint.

 

 

 Més informació sobre com buscar i seguir llocs en la pàgina de suport de Microsoft.

La pàgina inicial de Sharepoint et mostra diferents llocs en funció de la seva popularitat, freqüència de visites ... Es tracta de llocs Sharepoints,  però també pots trobar equips Teams i canals i elements de notícies d'aquests.

 Els espais que veus, els veus perquè tens algun permís en aquests, ja sigui perquè t'han convidat, n'ets propietari o perquè l'espai és de caràcter públic per tota la Comunitat UB.  L'ordre dels espais que surten, el tria Microsoft, tu sempre, però pots seguir algun lloc que t'interessi per trobar-lo més fàcilment.

Per distingir el que són espais Sharepoint dels que són equips Teams (grups Microsoft 365) ens fixarem en l'enllaç:

  • Espai Sharepoint: https://ubarcelona.sharepoint.com/sites/
  • Equip Teams: https://ubarcelona.sharepoint.com/teams/

 

Et recomanem seguir aquells llocs que t'interessin tal i com s'explica a l'ajuda anterior "Llocs Sharepoint en els que participo"

Per defecte, quan des de l'Àrea TIC donem d'alta un lloc Sharepoint es creen 3 grups:

  • Propietari/s del lloc: persones que gestionaran les altes i baixes del lloc, la creació de nous elements com biblioteques o llistes ..., es tracta de les persones que tindran més coneixement tècnic sobre el funcionament d'un lloc Sharepoint.
  • Membres del lloc: persones que participaran amb la creació o modificació d'informació.
  • Visitants del lloc: persones amb permís de lectura del lloc.

 

Cada vegada que compartim un document o una carpeta amb persones que no estan dintre d'un d'aquests grups, estem trencant l'herència d'aquell document o carpeta en donar-li un permís diferent.

Per poder personalitzar qui pot veure o editar determinats objectes (llibreries, llistes ...) del teu lloc Sharepoint pots trencar herències i assignar diferents permisos o treballar amb més grups per obtenir la màxima flexibilitat i confidencialitat de la informació.

 Informació sobre personalitzar permisos per una llista o biblioteca de documents en les pàgines de Microsoft.

Si accedeixes a un lloc Sharepoint és perquè disposes d'algun tipus de permís. Serà la persona/es propietària/es del lloc Sharepoint qui te'ls haurà atorgat. A nivell general:

  • Si pots accedir al lloc però no pots fer canvis en el seu contingut és perquè formes part del grup de visitants que té únicament permisos de lectura.
  • Si pos accedir al lloc i fer canvis en el seu contingut, per exemple editar o pujar nous documents, és perquè formes part del grup de membres.
  • Si pots canviar la configuració del lloc és perquè formes part del grup de propietaris.

A partir d'aquests permisos inicials, el grup de propietaris pot crear nous permisos, assignar permisos diferents sobre els diferents elements que formen part del lloc Sharepoint aconseguint la privacitat i l'accés a la informació que sigui necessària pels diferents participants del lloc.

Depèn de quan es va donar d'alta el lloc, aquest pot tenir unes característiques i interfície diferent. Pots saber qui forma part del lloc i, en experiències més modernes, qui està a cada grup de permisos, si vas a la rodeta de configuració que trobaràs a la part superior dreta del lloc i cliques sobre l'apartat "Permisos del lloc".

Una bona pràctica per part de les persones que administren un lloc Sharepoint és afegir informació, en la pàgina inicial d'aquest, sobre l'objectiu, propòsit del lloc,qui l'administra i altra informació rellevant per donar la benvinguda i orientar a les persones que han d'accedir-hi.

La compartició d'enllaços per a llocs Sharepoint sempre requerirà la identificació per part dels usuaris que hagin d'accedir a la informació compartida, d'aquesta manera es garanteix la traçabilitat d'accés i seguiment de les accions que es puguin fer sobre aquesta.

Pots compartir l'accés a una carpeta o document, seleccionat l'element i desplegant els 3 puntets (...) triar l'opció Compartir. Desplegant la fletxa que surt al costat de Els usuaris que especifiquis ho poden editar pots triar altres opcions en la configuració d'enllaços.

Si tens el rol de propietari del lloc, pots restringir que la resta de participants comparteixi carpetes o documents. Per fer això cal que vagis a la rodeta de configuració - Permisos del lloc - Configuració de permisos avançada - Configuració de la sol·licitud d'accés i desactivis i el botó "Permeteu als membres que comparteixin el lloc i fitxers i carpetes individuals".

Per compartir informació de caràcter públic, recomanem l'ús de webs corporatives. Excepcionalment i sota justificació per part del responsable del lloc, es podrà sol·licitar habilitar el lloc (si aquest ho permet), perquè accepti la compartició anònima dels enllaços. El propietari haurà de ser conscient a qui i com dona els permisos d’aquesta compartició que sempre hauria de ser de lectura.

En els llocs Sharepoint no existeix l'opció de sortir-ne. El que sempre es pot fer és deixar de seguir un lloc.

Si ja no formes part d'un lloc i vols sortir-ne, hauries de contactar amb alguna de les persones que l'administren i demanar-li-ho (consulta l'apartat anterior Com puc saber de quins llocs sóc propietari o membre o visitant?

Si no saps qui poden ser aquestes persones, pots obrir un tiquet PAU fent la consulta.

Les biblioteques de documents ens ajuden a estructurar la informació del nostre lloc Sharepoint. Són contenidors per emmagatzemar, crear i actualitzar arxius i documents. Una biblioteca conté una estructura de carpetes i fitxers.

Per defecte sempre disposem d'una biblioteca de documents que es diu Documents, però si tenim els permisos adients, en podem crear tantes com siguin necessàries.

Les biblioteques agrupen documents relacionats i les podem personalitzar creant noves columnes que continguin metadades que ens ajudaran definir els documents, filtrar-los o agrupar-los segons diferents criteris.

També podem donar permisos diferents a cada biblioteca de documents de manera que un grup de persones només puguin consultar o editar determinada informació.

 Informació sobre com crear una biblioteca de documents en les pàgines de Microsoft.

Per defecte, en tractar-se d'un espai compartit entre diferents persones, recomanem no sincronitzar les biblioteques de documents si no és estrictament necessari.

Si tens el rol de propietari pots deshabilitar aquesta opció per cada biblioteca de documents que tingui el teu lloc Sharepoint.

Per fer-ho has d'anar a l'apartat de Configuració de la biblioteca - Configuració avançada i posar a "No" aquesta opció: