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¿Construimos colecciones juntos (y 2)? Viabilidad de la gestión conjunta de monografías en el Reino Unido

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Santi Balagué
Jefe del Equipament GEPA
Àrea de Biblioteques, Informació i Documentació - CBUC
Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC)


Feasibility study on monographs: final report (2017). [Kirkcudbright]:  Information Power. June. 46 p. Disponible en: http://www.ukrr.ac.uk/resources/NMSG%20Feasibility%20Study%20final%20Jun.... [Consulta: 27/11/2017]


El sector bibliotecario experimenta y desarrolla desde hace años programas de colaboración para conseguir una amplia gama de objetivos: desde maximizar economías de escala y ahorro en la formación del personal, entre muchos otros. Y más concretamente, y como se apuntaba hace unos años en este Blok reseñando el trabajo de OCLC Cloud-sourcing research collections: managing print in the mass-digitized library environment, en el ámbito de las bibliotecas universitarias y de investigación hace tiempo que se exploran las posibilidades de dar respuestas de manera conjunta a los desafíos que supone la gestión de las colecciones impresas, su conservación y la limitación y reconversión de los espacios disponibles en las bibliotecas.

Constituye un buen ejemplo la UKRR (UK Research Reserve), un programa colaborativo coordinado entre las bibliotecas universitarias y de investigación británicas y la British Library, para gestionar de manera eficiente y sostenible a largo plazo la conservación de publicaciones periódicas impresas con bajos niveles de uso. Las grandes colecciones de revistas representan una valiosa fuente de conocimiento, y por tanto las bibliotecas deben proporcionar su acceso a los investigadores para que puedan utilizar su contenido. Sin embargo, los bajos niveles de uso de algunos de estos títulos hace que las colecciones puedan almacenarse off-site, más allá de los preciados espacios de las bibliotecas de campus o centrales, lo que debe permitir liberar espacio para otros usos. Mediante la deduplicación coordinada de títulos de revistas en todo el Reino Unido desde 2007, la UKRR ha procesado más de 104 km de fondos ofrecidos por los miembros participantes y ha facilitado a las bibliotecas la toma de decisiones estratégicas sobre sus colecciones y espacios. También ha contribuido a cambiar aspectos de cultura organizativa dentro y fuera del sector de la educación superior.

Se comprueba, pues, que la comunidad bibliotecaria ha avanzado significativamente en este sentido en términos de publicaciones periódicas, y programas como la UKRR demuestran todo lo que puede conseguirse cuando las bibliotecas trabajan conjuntamente. No obstante, por lo que se refiere a las monografías, no se encuentran soluciones destacadas a nivel británico y es ampliamente aceptado que presentan retos muy diferentes a los de las revistas. En esta dirección, un primer análisis fue el trabajo de Constance Malpas y Brian Lavoie, Strength in numbers: the Research Libraries UK (RLUK) collective collection, también revisado en este Blok de BiD. Los dos investigadores de OCLC colaboraron con el consorcio Research Libraries UK (RLUK), formado por bibliotecas universitarias y de investigación del Reino Unido e Irlanda, para definir los rasgos generales y las características específicas de la colección conjunta del consorcio, con la intención de dibujar la dimensión, el alcance y solapamiento de los fondos, y para apoyar una mayor colaboración en la gestión de las colecciones de monografías dentro de las instituciones del RLUK. Como se concluía de este trabajo, era deseable que una vez examinadas las colecciones y dibujadas las áreas a explorar, se iniciaran pasos que llevaran a la gestión conjunta de las colecciones del RLUK.

Con el éxito de la UKRR en mente, se decidió crear el National Monographs Steering Group, formado por miembros de la British Library, el Higher Education Funding Council for England (HEFCE), el Jisc (anterior Joint Information Systems Committee), la UKRR, la Society of College, National and University Libraries (SCONUL), y el propio RLUK. A medida que las presiones sobre el espacio de las bibliotecas seguían en aumento, este comité directivo propuso la realización de un estudio de viabilidad que analizara diversos aspectos relacionados con la gestión conjunta de las colecciones de monografías, identificara posibles soluciones para satisfacer las necesidades de la comunidad y abordara las dificultades relacionadas.

La hipótesis de partida que plantea el trabajo de la consultoría Information Power es si el modelo de la UKRR podría aplicarse para gestionar las colecciones monográficas impresas del país, a modo de un UKRR-Monographs (UKKR-M). El estudio también revisa si, a nivel de monografías, existe alguna iniciativa, ya sea en el Reino Unido, ya sea a nivel internacional, que haya empezado a examinar cuestiones relevantes, y se pregunta cuál podría ser un modelo eficaz y económicamente viable para la gestión de monografías a nivel nacional si la comunidad decidiese hacerle frente de manera conjunta y a gran escala. También quiere comprobar si existe esta demanda entre los mandos de las bibliotecas universitarias y de investigación.  

El estudio se inicia respondiendo por qué es necesario todavía el almacenamiento de copias de los documentos impresos. Entre otras razones, y aunque se hizo evidente la menor importancia del préstamo de estos fondos (es ilustrativa la reciente noticia de la investigación de la Biblioteca de la Indiana University of Pennsylvania, que ha constatado que el 48 % de los libros no se ha prestado en los últimos 20 años), la literatura existente constata que las adquisiciones casi se mantienen y prácticamente no baja el uso de las monografías impresas, en algunas disciplinas más especialmente. Además, se detecta que hay grupos de colecciones en riesgo de no ser debidamente conservadas, como es el caso de las monografías publicadas entre los años 1850 y 1970.

El trabajo incluye conversaciones con responsables del Reino Unido y a nivel internacional, con las que descubrir qué hace que funcionen o fracasen las iniciativas conjuntas para la gestión de monografías, con sus estrategias, los modelos y las estructuras financieras. Se llevó a cabo también una revisión bibliográfica en profundidad y una encuesta en línea. La investigación bibliográfica permitió determinar tres tipos de iniciativas:

  • Almacenamiento distribuido, donde los fondos seleccionados para ser conservados se guardan entre los espacios de las diferentes instituciones participantes. Es un ejemplo el caso del Eastern Academic Scholars’ Trust (EAST).
     
  • Depósitos colaborativos, donde se crean colecciones entre todos los miembros y las instituciones liberan la propiedad. Sirven de ejemplo el FLorida Academic REpository (FLARE). En nuestro ámbito en este tipo podríamos citar el caso del GEPA del CSUC.
     
  • Equipamiento de almacenamiento común o cooperativo, donde cada institución mantiene la propiedad de sus colecciones. Es el caso del CAVAL Archival and Research Materials (CARM) Centre, en Australia.

En esta línea hay que citar el artículo de 2016 de Lorcan Dempsey, Library collections in the life of the user: two directions, donde pronostica que en 10 años una gran parte de las colecciones impresas de las bibliotecas estarán almacenadas de manera colaborativa.

El trabajo analiza diferentes dimensiones de la gestión conjunta de monografías: la deduplicación, el almacenamiento común, las colecciones compartidas, los proyectos de digitalización, la calidad y precisión de los datos bibliográficos para poder compartirlos, los solapamientos de colecciones, o el préstamo interbibliotecario. También se estudian las visiones globales de la comunidad entrevistada y sus preferencias o necesidades alrededor de una posible solución de gestión a nivel nacional de las monografías.  

El informe finaliza con el planteamiento de un modelo, el mencionado UKRR-M, donde se describen los objetivos, plazos y compromisos de ejecución, financiación, liderazgo, administración, tipo de almacenamiento, datos bibliográficos, propiedad y esquemas operativos, entre otros.

Tomando las palabras de Chris Banks, jefa de la UKRR y directora de servicios bibliotecarios del Imperial College London, este informe «representa un primer paso para establecer el que podría tener que ser implementado para permitir que las instituciones de educación superior colaboren en el almacenamiento y suministro de monografías impresas». El trabajo presenta una excelente visión general de cuestiones operativas y de gobierno que es preciso abordar en cualquier iniciativa colaborativa, en el marco del Reino Unido, ya sea a escala nacional o regional.