Frequently Asked Questions (in review)

What steps should the entity take to publish an offer and track the internship?

All the steps the entity has to follow are explained here.

What is GIPE?

GIPE is the application through which internship offers are published, and the corresponding documentation is managed. Before you can access the app, you must register as an entity.

What is GAEF?

GAEF is the application through which the monitoring and evaluation of practices, both curricular and extracurricular, takes place. The tutor of the company must access with the email indicated in the GIPE.

When the internship is already in an “ACTIVE” state in the GIPE, an evaluation in GAEF is generated. The student, the academic tutor and the tutor of the company will receive a notice by email.

What are curricular practices? How do students enroll?

What are curricular practices?

They are subjects with optional character included in the curriculum of an education that allows, therefore, the obtaining of credits.

The objective of the curricular practices is to complement the knowledge acquired during the academic training, therefore, it is important that the tasks that the student has to develop are related to their education.

How do students enroll?

Undergraduate students

Once the student has found a company, he must communicate to the Office of Professional Careers if he wants the curricular practices with this document.

The registration of the Degree practices DOESN’T TAKE PLACE on the same day as the ordinary registration of the rest of the subjects, but we will do it once the corresponding training project has been processed, within a maximum period of fifteen days.

Students of Master

The Master’s Coordinator must sign an authorization of the practices, in this authorization, it will be necessary to indicate if the practices are curricular or extracurricular.

Evaluation

Curricular practices must be evaluated through the GAEF application.

During the curricular practices, the student must carry out a series of tutorials and meetings with the assigned academic tutor. In addition, you will need to perform a virtual follow-up that consists of three phases:

  • Initial phase: answer a questionnaire during the first five weeks of practice
  • Follow-up phase: answering a second questionnaire midterm
  • Final phase: deliver the report to the academic tutor, at most one month after the end of the internship, it will be delivered through the virtual campus of the tutor

At the same time, the academic tutor and the tutor of the entity must respond to their respective questionnaires on monitoring and development of the practice, in the same application.

What are extracurricular internships?

What are extracurricular internships?

They are academic activities not included in the curriculum of education, which aim to promote the professional development and labor insertion of students. This activity may be included in the European Diploma Supplement (EDS) if it meets the requirements established in the corresponding regulations.

Once the student has found a company, they will need to notify the Careers Office if they want extracurricular internships with this document.

Evaluation

Extracurricular internships must be evaluated through the GAEF app.

During the internship period, the student must complete an evaluation questionnaire before finishing the internship and submit a final report of the internship no later than one month after completion.

  • Initial phase: answering a questionnaire during the first five weeks of practice
  • Final phase: deliver the report or final report to the academic tutor, a maximum of one month after the end of the internship, which will be delivered through the virtual campus of the tutor.

At the same time, the academic tutor and the tutor of the entity must respond to their respective questionnaires on monitoring and development of the practice in the same application.

¿Cómo se publica a una oferta de prácticas o contrato laboral?

Lo primero que hay que hacer es acceder al apartado Prácticas Externas en la web y pulsar «¡Publica una oferta!».

Para poder publicar una oferta, se ha de registrar la empresa a plataforma. Una vez hecho, le llegará inmediatamente un correo electrónico con los datos de acceso (nombre de usuario y contraseña). Si ya está registrado, pero no recuerda el nombre de usuario o contraseña, puede recuperar la contraseña introduciendo el correo con que la empresa estaba registrada.

Para publicar ofertas, debe acceder a la plataforma y clicar «¡Publica una oferta!», rellenar los campos y escoger entre las modalidades siguientes:

  • Publicación de anuncios de ofertas de prácticas o laborales (servicio gratuito): Publicamos el anuncio en nuestro portal, durante un mes como máximo, y los alumnos pueden inscribirse a la oferta.
  • Anuncio + selección (servicio gratuito): Os hacemos llegar una selección de alumnos de nuestra base de datos mediante unos filtros según el perfil que ha solicitado.
  • Anuncio + preselección (61 € + IVA): hacemos una selección y antes de enviarle la llamamos a los alumnos para ver si realmente están interesados, si están disponibles y si se adaptan al perfil que ha solicitado.
  • Anuncio + selección para contrato laboral (31 € + IVA).

Una vez recibamos el formulario, validamos y publicada que la oferta o hacemos el servicio pertinente al antes posible. Si la plataforma no disponemos de suficientes candidatos registrados que cumplan los requisitos que nos indique, la selección o la preselección no se envía y el servicio no se factura.

Finalmente, una vez disponga del candidato definitivo, puede contactar con nosotros o acceder a la aplicación de gestión de prácticas para tramitar la documentación correspondiente para acoger el estudiante en prácticas.

¿Qué hacer si se ha seleccionado un estudiante para hacer prácticas?

Para tramitar la documentación necesaria para incorporar un estudiante en prácticas la empresa o entidad debe estar registrada en la aplicación de gestión de prácticas.

Las empresas que colaboran por primera vez deben registrar un nuevo usuario para su empresa, incluso si ya tienen usuario para la publicación de las ofertas, ya que es una aplicación diferente.

Una vez hecho el registro, hay que seguir los siguientes pasos para tramitar la documentación que regula la estancia de prácticas del estudiante (Convenio y Proyecto Formativo): Manual en pdf.

¿Cuál es el coste del convenio y del proyecto formativo?

El convenio no tiene ningún coste, pero el proyecto formativo prevé la aportación, por parte de las empresas e instituciones, de la cantidad económica de 250 € más el IVA legal vigente, en concepto de gestión y formalización del programa de prácticas, por cada estudiante y proyecto formativo, independientemente de la duración.

¿Por qué indica error cuando se introduzca eje el DNI NIUB de estudiante para solicitar el proyecto formativo?

Si indica que hay un error es porque el estudiante todavía no se ha registrado en la aplicación de gestión de prácticas. Hay que recordarle que debe registrarse aquí:

http://www.ub.edu/are/apps/Yoda/users/login.

¿Cómo sé que la documentación esta formalizada?

Se considera que la documentación se ha formalizado cuando el convenio de cooperación educativa del curso vigente a las prácticas, así como el proyecto formativo del estudiante, han sido firmados, sellados y entregados correctamente en la oficina de Carreras profesionales; y el estudiante también ha enviado la documentación. Todo ello antes de la fecha de inicio de prácticas indicada.

¿Qué duración pueden tener las prácticas?

Los estudiantes de grado pueden hacer prácticas durante todo el año, siempre que tengan vigente la matrícula.

Independientemente de la modalidad de las prácticas, el estudiante puede hacer a lo largo de todos sus estudios un máximo de 1350 horas de prácticas en la misma empresa o institución.

¿Cuántas horas diarias puede hacer el estudiante?

El estudiante puede hacer un máximo de 6 horas al día y en horario compatible con las clases del resto de asignaturas matriculadas.

Can I modify o rescinde the practices?

An agreement or a training project that is already listed Active in GIPE cannot be modified or terminated early.

An agreement can only be terminated early in the event of duly justified force majeure. To process it, you must contact practices.fee@ub.edu prior to the effective date.

Therefore, it is essential that all parties carefully read the entire content of the training project before signing it.

¿Hay que retribuir económicamente las prácticas de estudiante?

El convenio de prácticas prevé la posibilidad de aportación, por parte de la empresa u organización, de una cantidad para el estudiante en concepto de bolsa o ayuda al estudio. La aportación económica media que las empresas pagan a los estudiantes de la Facultad es de 5 € / h. Aun así, no es obligatorio.

¿Los estudiantes de prácticas cotizan a la Seguridad Social?

Los estudiantes que hacen prácticas remuneradas deben estar dados de alta en la Seguridad Social y liquidar las cotizaciones correspondientes.

¿La retribución del estudiante tributa para el IRPF? ?

La retribución económica a los estudiantes de prácticas es en concepto de beca o ayuda de estudios. Aun así, la Agencia Tributaria entiende esta remuneración como un rendimiento del trabajo, y por tanto, está sujeta a retención según los criterios que establece la normativa fiscal.

Como mínimo, la empresa o entidad que hade el pago de las retenciones de un 2%.

¿El estudiante necesita un seguro para hace prácticas?

Para hacer prácticas es imprescindible que el estudiante tenga contratado un seguro que garantice cobertura médica, de accidentes, responsabilidad civil y repatriación.

Los alumnos de enseñanzas oficiales menores de 28 años contratan una «seguro obligatorio» en el momento de hacer la matrícula de cada curso académico, que ya dispone de estas coberturas.

Los alumnos mayores de 28 años y los alumnos de enseñanzas propias de la Facultad, pueden contratar un «seguro voluntaria» en el momento de hacer la matrícula o bien contratar posteriormente en este enlace: http://www.ferrerojeda.com/es-ES/ACCIDENTES-UB.aspx .

¿Cómo se evalúan las prácticas?

Prácticas curriculares

Durante el periodo de prácticas, el tutor o tutora de la entidad, el tutor académico y el estudiante mantiene en varios contactos para analizar la evolución y aprendizaje del alumno. Cada uno debe rellenar unos cuestionarios que forme n parte de la nota final de la asignatura Prácticas, a través de esta aplicación:

http://www.ub.edu/CarreresProfessionalsFEE/apps/practiques.

Concretamente, el tutor de la entidad tiene que rellenar un cuestionario durante los últimos días de las prácticas.

Prácticas extracurriculares

Durante el periodo de prácticas, el tutor o tutora de la entidad, el tutor académico y el estudiante mantienen varios contactos para analizar la evolución y aprendizaje del alumno. Cada uno debe rellenar un cuestionario que el tutor académico t é en cuenta a la hora de hacer su valoración final, a través de esta aplicación:

http://www.ub.edu/CarreresProfessionalsFEE/apps/nocurriculars .

Concretamente, el tutor o tutora de la entidad tiene que rellenar su cuestionario durante los últimos días de las prácticas.