Tramitació de viatges corporatius UB

Les següents indicacions són una guia per als viatgers i els gestors que hagin de contractar viatges a càrrec del pressupost de la UB.

La gestió de viatges s’articula, pel que fa al viatger, en dues fases: la sol·licitud del pressupost a l'agència i l’acceptació i compra del viatge.

El primer pas pel viatger consisteix en demanar un pressupost a una de les agències de viatges de la UB.

Per obtenir el pressupost s'haurà de contactar amb l'agència escollida mitjançant el formulari SP

Les darreres setmanes s'ha produït una càrrega excessiva de sol·licituds de pressupostos a l'agència Viatges el Corte Inglés.
Us recordem que també podeu adreçar les vostres sol·licituds a les altres dues agències, Viatges Atlanta i BCD Travel, ja que, totes tres aporten el mateix nombre d'agents per donar el servei.
Per tal d'evitar la saturació de les agències, us recomanem que no dupliqueu o tripliqueu les vostres SP i, aneu alternant entre les tres agències les vostres sol·licituds.

Moltes gràcies per la vostra col·laboració

Nom i cognoms, tal com apareixen escrits al vostre DNI o passaport (1) (2)
Opcionalment (3) : Núm.DNI/Passaport, data de naixement


Origen i destinació del viatge; dates d’anada i tornada; horaris de viatge preferits (matí, tarda...)

 

Dades de contacte, especialment telèfon(s): si no és el propi viatger qui organitza el viatge, nom i cognoms, e-mail i telèfon de l’organitzador.

 

(1) En el cas que pugui haver el mínim equívoc sobre quines paraules formen el nom i quines el(s) cognoms, indiqueu-lo expressament, especialment però no única als noms estrangers. Per exemple Nom: Maria Cognoms: Montserrat Colom o bé Nom (First + Middle Name): Patrick Gareth Cognom (Last Name): Johnson

(2) Nota pel personal de suport: al Directori de la UB nom i cognoms apareixen normalment igual que al DNI i separats per una coma.

(3) Algunes d’aquestes dades són obligatòries per determinats viatges o poden facilitar el bloqueig d’un bitllet; p.ex. els trens europeus requereixen ambdues dades, pels viatges intercontinentals i a Rússia es requereixen totes les dades del passaport o una còpia.

AERI

  • Facturació de maleta. Pels viatges de fins a 2 nits s’entendrà que no es necessita facturar maleta, i sí per estades superiors, a menys que indiqueu el contrari.
  • Selecció de seient. Informeu d’aquesta opció quan pugui representar un increment del pressupost.

 

TRENS (Alta velocitat i distàncies mitges/llargues)

L’agència us oferirà la tarifa més econòmica disponible en classe turista, que no permet canvis ni anul·lacions. Si voleu però disposar de flexibilitat en l’hora d’anar i/o tornar o teniu algun dubte sobre l’efectiva realització del viatge podeu demanar a l’agència la tarifa Master-Empresas, dintre la classe turista.

Les preferències sense cost (finestra, “vagó silenci”...) s’han d’informar al document SV/AG

  • Tarifa-Dieta Mineco. Indiqueu, en el seu cas, que el viatge és a pagar amb fons del Ministeri d’Economia i Competitivitat. Si no s’informa, s’entendran d’aplicació les tarifes-dieta UB
  • Esmorzar: s’entén inclòs sempre que l’ofereixi l’hotel dintre la tarifa-dieta corresponent
  • Indiqueu, si en teniu, preferències d’ubicació, de possibles cadenes o hotels...

  • Cupons i acords amb descomptes en allotjament o transport facilitats pels congressos: Indicar el codi o número de cupó i, en el seu cas, l’adreça web on s’ha d’executar.
  • Descompte targeta dorada (Renfe): Indicar el número de targeta
  • Descompte per família nombrosa: indicar categoria i número d’acreditació
  • Descompte per insularitat (aeri): indicar municipi d’empadronament i núm. DNI

 

Les targetes de fidelització personals: Renfe (Tempo), línies aèries, hotels... es poden informar al document SV/AG si no les té registrades prèviament l’agència.

En la resposta a la vostra sol·licitud de pressupost S/P, el sistema automàticament consignarà a l’apartat anomenat “Tema” o “Assumpte” de l’e-mail un codi alfanumèric de sis dígits com ara els d’aquest exemple:

at00000, ve00000, bc0000 depenent de l'agència destinatària del S/P

Aquest codi l'haureu de mantenir a totes les comunicacions amb l’agència i consignar també al camp NÚM. PRESSUPOST del document SV/AG.

Podeu consultar el manual de gestió de factures/abonaments derivats de la compra de viatges a les agències contractades:

Gestió de factures/abonaments de viatges amb eFactura VECI

Gestió de factures/abonaments de viatges amb eFactura ATLANTA

Gestió de factures/abonaments de viatges amb eFactura BCD TRAVEL (pendent de publicació definitiva)

 

L'element bàsic de documentació que s’ha d’annexar a SAP és la sol·licitud de viatge (SV) en les seves dues variants, SV-AG i SV-UB, on s’han d’omplir tots els camps que siguin aplicables i sempre el motiu o esdeveniment. Quan es tracti d’una excepció autoritzada o contemplada a la Política de viatges, s’hi ha de fer constar la documentació i justificació pertinents. Junt amb el document SV s’han d’annexar els tiquets de taxis i transports públics corresponents als desplaçaments relacionats.Registre i documentació a SAP de les despeses de viatge.
 
Instrucció Gerència-OCI 2015 sobre determinades compres de productes i serveis que no requereixen comanda, sobre la comanda excepcional i sobre el registre i la documentació de les compres a l’aplicatiu SAP(Punt 6)