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¿Construimos colecciones juntos? Viabilidad de la gestión conjunta de monografías en el Reino Unido

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Santi Balagué
Jefe del Equipament GEPA
Àrea de Biblioteques, Informació i Documentació - CBUC
Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC)
Twitter: @clascamoll


Stubbs, Theo (2018). An extension of UKRR into low-use monographs: does appetite exist? [London]: UK Research Reserve. 75 p. Disponible en: 
<https://www.ukrr.ac.uk/resources/fullmonographsreport.pdf>. [Consulta: 12/03/2019].


Ya sea como frase o como metodología, la gestión cooperativa de las colecciones está bien establecida en el léxico bibliotecario. Hay muchos proyectos e iniciativas que han investigado e implementado modelos de cooperación, en nuestro entorno geográficamente más próximo y en el resto del mundo. Dentro del ámbito de la educación superior una de las últimas y más exitosas iniciativas es la UKRR (UK Research Reserve), el proyecto de colaboración entre las bibliotecas universitarias y de investigación británicas y la British Library, que coordina de manera sistemática la gestión de las revistas de investigación impresas de bajo uso. Con el paso de los años, tanto los miembros de la UKRR como otros de la amplia comunidad de la enseñanza superior se fueron planteando la UK Research Reserve como un esquema visible y exitoso para otros tipos de material y, en particular, las monografías. Con todo, hay que tener en cuenta que la UKRR no tenía ni el mandato, ni los recursos ni la capacitad para encargarse de la gestión de las monografías. 

Vale la pena traer a colación un botón, como muestra del establecimiento de las metodologías para la gestión cooperativa de las monografías. A finales de 2017, en este mismo blok reseñábamos el informe Strength feasibility study on monographs, de la consultoría Information Power que planteaba si el modelo de la UKRR se podría utilizar para gestionar los fondos de monografías del Reino Unido, a modo de un UKRR-Monographs. Este nuevo estudio que os presentamos se llevó a cabo, pues, apenas un año después, teniendo en cuenta la conclusión a la que llegaba Information Power, respecto a la importancia del ahorro de espacio en las bibliotecas, y situándolo en un contexto en el que parece que el número de títulos duplicados en el consorcio RLUK (Research Libraries UK) es relativamente bajo. En esta dirección vale la pena leer el estudio hecho en White Rose Libraries (WRL –Universitats de Leeds, Sheffield y York–) en 2017, que concluyó que la duplicación de fondos entre las colecciones de sus bibliotecas era muy inferior a aquello que inicialmente se habría supuesto. 

Durante los meses de junio y julio de 2018, trabajando en nombre de la UKRR, el autor (Theo Stubbs, bibliotecario en el Imperial College London) encuestó responsables de bibliotecas universitarias sobre las prácticas y actitudes hacia una gestión cooperativa de monografías. El trabajo quería averiguar si dentro de la mencionada comunidad había suficiente interés y necesidad para una extensión de la UKRR hacia monografías, cuáles serían los beneficios que se esperarían de este proyecto, y si el concepto de la rareza es habitual (sugerido por primera vez por Malpas y Lavoie en 2016, en el estudio Strength in numbers: the Research Libraries UK (RLUK) collective collection, también reseñado en este blok), aplicado a las colecciones de investigación del Reino Unido, comenzaba a ser aceptado por toda la comunidad. El informe explica las conclusiones de la encuesta y las utiliza para hacer algunas recomendaciones sobre la posible forma de un UKRR para monografías, así como para recomendar algunos de los trabajos previos necesarios. 

Theo Stubbs presenta los resultados obtenidos en diez temas, con el interés añadido que en cada sección hay un párrafo sobre la University of York, que actuó como estudio de caso de las necesidades de espacio que afectan a una universidad en concreto y de su actitud hacia soluciones cooperativas al respecto.

  • Las encuestas se repartieron entre los responsables de las bibliotecas miembros del RLUK formado por bibliotecas universitarias y de investigación del Reino Unido y de Irlanda, así como otras bibliotecas no RLUK. Respondieron 25 bibliotecas RLUK y 17 bibliotecas no RLUK, por un total de 42 respuestas. 
     
  • Una gran mayoría (el 83 %) de las bibliotecas ya utilizan almacenes de acceso cerrado. Una ligera mayoría de los encuestados sirven artículos desde los depósitos en menos de 24 horas y 12 instituciones lo hacen entre 24 y 72 horas (en línea con los plazos de entrega del préstamo interbibliotecario de la British Library).
     
  • Por lo que respecta a la duplicación de fondos entre las colecciones de las instituciones, el 67 % de los encuestados acepta la idea de que la rareza es habitual, pero también se apunta que hay que profundizar en comprobar esta hipótesis. Las instituciones ya han comenzado a hacer trabajos sobre la duplicación de colecciones pero, a menudo, todavía a pequeña escala y solo en etapas iniciales.
     
  • Sobre el interés en posibles modelos para un UKRR-M, tanto en las bibliotecas de la RLUK como las no RLUK hay porcentajes de interés similar en cada uno de los modelos propuestos en la encuesta, con cerca de dos tercios en cada caso que indican un interés o un interés elevado. Se destaca la necesidad de mejora de los datos bibliográficos, lo que convierte este aspecto en un tema crucial para el planteamiento de cualquier UKRR para monografías.
     
  • En torno a los beneficios que se considera que podrían conseguirse con el desarrollo de un UKRR-M, hay un grupo de 6 ventajas que más de 30 de los encuestados consideran importantes y que deberían ser innegociables. Se trata de la colaboración por el bien común (88 %), la mejora del préstamo interbibliotecario (83 %), otros usos de los espacios de las bibliotecas (83 %), la mejora de los datos de los fondos (81 %), la posibilidad de acceder a colecciones mayores (79 %) y la mejora de las prácticas de conservación (74 %).
     
  • En relación a los posibles costes económicos de un UKRR-M, la mayoría de los encuestados (74 %) solo mostraban una predisposición condicional a pagar los gastos. Justo es decir, por otra parte, que muchas bibliotecas indicaban que estarían dispuestas a pagar determinados tipos de costes.
     
  • Una ligera mayoría de bibliotecas (el 52 %) contaría con el apoyo de la dirección de la institución, aunque el apoyo es más evidente entre las bibliotecas del RLUK (llega al 68 %). Las bibliotecas indicaron que existía mucha información que había que dar a conocer a sus respectivas comunidades, entre otras: costes, compromisos, objetivos y beneficios.
     
  • Los procesos de expurgo son extremadamente complejos. La encuesta examinaba los tipos de retirada de fondos a lo largo de diferentes períodos de años de publicación. Aunque evidentemente este no es el único criterio que se utiliza, es un indicador útil para considerar lo que es probable que se envíe o no a una colección compartida o a un almacenaje compartido. Se observa que en estos procesos habría que mejorar la comprobación de la existencia o no de copias en el conjunto de bibliotecas.
     
  • La comprobación de la existencia de posibles copias electrónicas (subrogaciones digitales, tipo la biblioteca digital HathiTrust) de los fondos de monografías candidatos se hace en una ligera mayoría de los casos (52 %) con una mayor proporción de las bibliotecas del RLUK (el 68 %).
     
  • Finalmente, la encuesta detecta que en la mayoría de instituciones del Reino Unido hay problemas importantes con la calidad de los datos de los registros de fondos.

En el turno de las recomendaciones para la preparación de un UKRR-M, hay que hacer referencia a la National Bibliographic Knowledgebase (NBK, todavía en fase de pruebas) que, además de ayudar a los usuarios a encontrar los recursos disponibles de manera más eficaz, también debe aumentar la capacidad de las bibliotecas para gestionar y desarrollar sus colecciones de manera más eficiente. La NBK es una pieza fundamental sobre la que construir la gestión cooperativa de las colecciones y se espera que, con los datos optimizados que debe tener, podrá disponerse de mejores registros bibliográficos. 

Nota: Theo Stubbs es el autor de la fotografía que ilustra la reseña, el nuevo almacén de la University of Cambridge.