Nate digitali

Redwine, Gabriella et al. (2013) Born Digital: Guidance for Donors, Dealers, and Archival Repositories.
http://www.clir.org/pubs/reports/pub159/pub159.pdf [Consulta: 15/04/2014]

Questa relazione ripercorre gli aspetti chiave da trattare al momento di stabilire tanto una politica di acquisizione di collezioni nate digitali, come linee guida da osservare per iniziare la gestione delle stesse.

Nella sua redazione è stato coinvolto un gruppo di professionisti di biblioteche inglesi così emblematiche come la Beinecke della Yale University, la Bodleian della Oxford University ed incluso la British Library. Al fine di conseguire gli obiettivi della relazione tutto il personale coinvolto ha esperienza, simultanea o no, nella gestione di collezioni digitali e/o nello sviluppo di politiche di acquisizione.

Nonostante la mancanza di fondi per il progetto e vista la varietà del pubblico coinvolto, sia per interesse che per formazione¹, ci troviamo davanti ad uno strumento che, sebbene preliminare, può essere utile per iniziare a pensare alla sfida della gestione di collezioni nate già digitali. È da molto tempo che le collezioni digitali non sono solo progetti di digitalizzazione e/o conversione di supporti analogici, ed oggi, più che mai, incorporano materiali che solo conoscono la dimensione digitale, ad esempio: file personali digitali, pubblicazioni presentate direttamente ed esclusivamente in formato e-pub, progetti di raccolta di materiale web...

Come già spiegato nell'introduzione il nucleo della relazione si organizza in quattro sezioni principali:

1. Revisione iniziale della collezione. In questa sezione si analizzano gli aspetti da prendere in considerazione nelle interazioni tra personale del repository, donatori e rivenditori, prima dell'acquisizione. In pratica si vuole che l'informazione fluisca tra tutti i soggetti interessati attraverso tutti i mezzi possibili (che siano nuove tecnologie o studi di campo). Non si tratta solo di mettere in piedi e far conoscere le politiche di acquisizione o il livello e le condizioni degli accordi con donatori e/o rivenditori, ma anche di mettere in comune procedure e linee guida che orientino negli aspetti più pratici dell'eventuale accettazione di una donazione/acquisto. Inoltre, si forniscono norme da applicare nello studio di una collezione concreta prima di procederne all'acquisizione, nel quale si assicuri pertinenza, condizioni di accesso, valore culturale e/o l'integrità della stessa.

2. Proprietà intellettuale e Privacy, in cui si trattano aspetti di carattere etico e di indole pratica rispetto ad informazione sensibile per riservatezza o proprietà intellettuale/industriale. Tra questi aspetti bisogna conoscere chi sono i titolari dei diritti di proprietà intellettuale, se tali diritti si trasferiscono a chi e a quali condizioni, come gestire l'esistenza di misure tecnologiche di protezione (passwords, crittogrammi…), se possono determinare periodi di proibizione alla consultazione e/o accesso, se ci sarà un processo di filtrazione di informazione sensibile e chi ne sarà il responsabile, ecc...

3. Momenti chiave per l'acquisizione di materiale digitale. In questa sezione si illustrano gli elementi fondamentali da considerare in quattro fasi: la creazione di modelli di accordo/contratto tra il repository e/o il donatore/rivenditore, la comunicazione/interazione tra le parti interessate e le questioni da trattare, la scelta del metodo di trasferimento e la sua esecuzione ed infine la revisione iniziale del materiale appena raggiunto il repository. La relazione raccomanda il coinvolgimento di personale tecnico sia da parte del repository come del donante. Questo tipo di personale permetterà estrarre preziose informazioni dal materiale da ricevere e quante più informazioni si potranno gestire, più facile sarà qualsiasi ulteriore trattamento. Per quanto riguarda il trasferimento è essenziale che sia i donatori che i rivenditori conoscano le norme del repository, no tanto nella dimensione digitale, quanto negli aspetti pratici più elementari, come potrebbe essere la manipolazione, il confezionamento dei supporti digitali fisici.

4. Revisione dopo l'acquisizione. Infine in questa sezione si insiste sulle ispezioni chiave da effettuare per valutare il buono stato (dal punto di vista fisico e digitale) delle collezioni che entrano nei nosti repository. Per concludere, sottolinea l'importanza di definire criteri di eliminazione e/o conservazione dei materiali.
Ognuna di queste sezioni termina con una lista di raccomandazioni: una per donatori e rivenditori e un altra per il personale del repository. Alla fine del documento le raccomandazioni si presentano nuovamentte sottoforma di appendici (allegati D ed E), con l'obiettivo di servire da liste di verifica per ciascuna delle fasi da tenere in considerazione.

Oltre a queste liste di verifica possono essere di pratica utilità le appendici A e C, in quanto aiutano ad effettuare una iniziale distribuzione di responsabilità e/o punti chiave che tutti i protagonisti devono avere chiari al momento di definire politiche, linee di collaborazione e/o preparare documentazione relativa.
Tra le appendici più utili contenute nella relazione troviamo la corta bibliografia commentata dell'appendice B che elenca non solo documenti ma soprattutto progetti relativi al trattamento di collezioni nate digitali. Questi ultimi fanno riferimento all'esistenza di strumenti, studi di casi, linee guida che possono aiutare ad approfondire una questione molto complessa.

Conviene mettere i evidenza i due metodi di pubblicazione e di diffusione scelti dagli autori del rapporto. Da un lato il più "convenzionale", la relazione in pdf disponibile alla pagina web del CLIR, con la garanzia data dal far parte di pubblicazioni di un organo di questo tipo. Dall'altro si può ancora consultare la prima versione-bozzetto sulla piattaforma Media Commons, dove è possibile leggere commenti alla relazione ed incluso inviarne di nuovi (disponibile all'indirizzo: http://mcpress.media-commons.org/borndigital/); in ogni caso in questo momento non crediamo che questi commenti possano determinare cambi immediati nell'edizione disponibile sul sito web del CLIR. Comunque, oltre ad essere un'iniziativa interessante, ci dimostra ancora una volta le diverse e/o complesse che possono diventare le collezioni che esistono solo in versione digitale e che possono entrare nei nostri depositi per vie differenti.

In generale, questo studio è un buon strumento preliminare nato in un ambiente non del tutto favorevole com'è la mancanza di un finanziamento o di un progetto che lo sostenga direttamente. Sebbene presenti buoni risultati e punti di forza (come le liste di controllo e/o la bibliografia commentata), bisogna far notare che sia chissà troppo ambizioso e, per la varietà di pubblico al quale si rivolge, risulti forse povero di contenuti per un personale maggiormente qualificato. Tuttavia, è uno sforzo sostenuto da un gruppo di professionisti ed istituzioni che hanno risolto in maniera più di che degna un lavoro che è solamente appena iniziato nelle nostre biblioteche e/o repository.

1. Donors, dealers and repository staff: donatori, rivenditori (di libri rari e manoscritti) e personale incaricato dei repository.