El missatge ha d’expressar amb claredat l’objectiu que persegueix, tenint en compte que els fragments inicials serveixen per contextualitzar la comunicació i posar en situació el destinatari.

• Si el destinatari no té informació del tema, convé articular una primera frase que deixi clar, des del principi, el perquè del missatge.
  
  

  L’objectiu d’aquest missatge és comunicar-vos que... El motiu d’aquest missatge és informar-vos de... Us escrivim aquest missatge perquè conegueu...

  
  
  
• Si el destinatari ja té coneixements de la qüestió, cal posar-lo en antecedents per situar-lo, i evitar així ambigüitats i pèrdues de temps.
  
  

  Amb relació al protocol de catalogació... Amb referència al Congrés de Llengua de Signes... Pel que fa a l’ordre del dia del Consell de Govern...

L’extensió del missatge no ha de ser excessiva. Quan un missatge és massa llarg, convé reduir-lo —conservar la informació rellevant i eliminar la informació supèrflua— i plantejar-se si és preferible enviar part de la informació en un document adjunt o més.




Pel que fa a l’ordenació, les diverses idees que s’exposin han de presentar-se tan ordenades com sigui possible, seguint l’estructura de piràmide invertida: la informació important s’ha de col·locar al començament, per captar l’atenció del lector; la resta, després, per ordre descendent d’importància.

La distribució en paràgrafs del cos del missatge en facilita la lectura i cal deixar una ratlla en blanc entre paràgrafs per afavorir la llegibilitat. Els paràgrafs no han de ser excessivament llargs per no fer feixuga la lectura, ni excessivament curts per no semblar una llista inconnexa d’idees. Si es plantegen diversos punts als quals cal donar resposta, pot ser interessant numerar-los per poder-s’hi referir posteriorment, tant en el missatge primari com en les respostes successives.



Quan s’enceten fils de discussió, per immediatesa, economia lingüística i necessitat de síntesi, les respostes se solen inserir intercalades en el cos del missatge al qual es dona contestació. En aquests casos, en què s’obvien les clàssiques fórmules de salutació i comiat, en general es precedeix el missatge citat d’una frase de l’estil «Responc entre línies», després d’altres elements preliminars que hi pugui haver.



El llenguatge que es faci servir ha de ser clar i accessible, i expressar amb precisió la idea que es vol transmetre, amb les paraules justes i adequades.
Pel que fa als tractaments personals, cal tenir en compte que la primera persona del singular (jo) per a l’emissor permet un discurs molt directe i la segona del plural (nosaltres) és més aglutinadora. La segona del singular (tu) per al destinatari és habitual en els correus menys formals en què els interlocutors es coneixen. La fórmula més neutra és, però, el tractament de vós, especialment en comunicacions de caràcter marcadament institucional.

En relació amb els aspectes gràfics, hi ha consideracions sobre format i tipus de lletra que contribueixen a la llegibilitat i la bona interpretació del missatge. Un bon ús de les majúscules i minúscules, la negreta o les emoticones, per exemple, afavoreix una bona predisposició del lector davant el correu.

A més a més, cal tenir en compte altres aspectes relacionats amb la cortesia que afavoreixen l’eficàcia comunicativa del missatge:

• Respectar totes les idees i opinions, i no imposar les pròpies.
  
  
• Fer servir un to amable i expressar-se amb naturalitat.
  
  
• Ser educats i saber comunicar el malestar sense ofendre.
  
  
• Evitar fer servir insults o atacs personals.
  
  
• Ser flexibles en la interpretació dels missatges.
  
  
• Empatitzar: posar-se al lloc dels lectors i pensar com els agradaria rebre la informació.