• “Application form”: És la sol·licitud d’admissió. Acostumen a demanar les dades de l’estudiant (nom, adreça, direcció de correu electrònic, estudis, universitat d’origen, etc.).
• “Learning agreement”: És el document on has d’indicar les assignatures que vols fer a la universitat estrangera. Habitualment la llista d’assignatures que indiqueu al learning agreement no és definitiva i un cop a la universitat estrangera podreu modificar aquest llistat d’acord als procediments que us indiquin allà. Tot i això, hi ha universitats que no permeten modificacions posteriors respecte al que hagueu indicat al primer learning agreement, així que és important que us assegureu si us demanen o no un llistat definitiu i no modificable. En qualsevol cas, heu de mirar atentament les assignatures que voldreu reconèixer amb el tutor que us hem assignat i decidir els cursos que realitzareu a la universitat estrangera abans d’enviar aquesta documentació.
• Certificat de nivell d’idioma: Moltes universitats demanen un certificat de nivell de l’idioma de l’intercanvi. Si disposeu d’algun títol oficial, com el First Certificate, l’Advanced o el TOEFL l’haureu d’adjuntar amb la resta de la documentació. En el cas que no disposeu de cap acreditació oficial de l’idioma, si vàreu realitzar les proves de l’EIM en el moment de la inscripció als programes de mobilitat, podeu dirigir-vos a l’oficina de l’EIM on us expediran un certificat d’acord a la classificació europea en el que constarà el nivell obtingut en aquestes proves.
• Certificat de notes o “transcript of records”: És l’expedient acadèmic. En general no cal demanar el certificat oficial d’aquest. La còpia compulsada gratuïta que podeu obtenir al moment a la Secretaria d’Estudiants de la Facultat és suficient. La podeu demanar en anglès.
• Sol·licitud d’allotjament o “accomodation form”: moltes universitats us poden oferir la possibilitat d’allotjar-vos en les seves residències d’estudiants. Si així voleu fer-ho haureu d’omplir la sol·licitud que us indiquin per a tal efecte.
• Visat d’estudiant: En cas que no tinguis la nacionalitat espanyola o que realitzis un intercanvi fora de la Unió Europea, has de tenir en compte que hauràs de tramitar el visat. En aquest cas, tingues en compte que això pot implicar un cost econòmic, a més de la presentació de documentació extra per l’obtenció del visat. Aquesta documentació extra pot ser molt variada, podent incloure des de títols específics d’anglès, a justificants bancaris conforme es disposa d’una quantitat determinada de diners al banc que acreditin la solvència econòmica de l’estudiant mentre es troba al país estranger o fins i tot certificats mèdics. Alguns d’aquests documents te’ls pot demanar directament la teva universitat de destinació, per tal de preparar l’autorització necessària que hauran d’emetre per a que puguis tramitar el teu visat amb l’ambaixada o consulat del país.
• Altres: Prepara, a més, tots aquells documents complementaris que et sol·licitin (fotografies, fotocòpia del DNI o passaport, etc.).

Recorda que és molt important seguir les instruccions de la universitat estrangera pel que fa al correcte registre a la seva institució. No enviar a temps o degudament emplenada aquesta documentació pot comportar que no siguis acceptat, o que no puguis accedir a cursos de l’idioma, a un bon allotjament o a cursar una determinada assignatura. Si no has rebut la informació relativa als tràmits d’acceptació per part de la teva universitat de destí, no ho has de deixar passar! Demana’ls la informació via correu electrònic o consulta a la pàgina web de la teva universitat de destinació tota la informació que tinguin disponible pels estudiants d’intercanvi.

• Assignació d’un tutor de l’intercanvi: Tindràs un tutor que serà l’encarregat d’aprovar-te les equivalències dels cursos que realitzaràs a l’estranger. El llistat de tutors el pots trobar al Campus ORI.
• Normativa d’equivalència acadèmica: És la normativa que regula el funcionament de les equivalències acadèmiques entre cursos (estranger i UB) que es poden establir, tant per les assignatures obligatòries com per les optatives. També hi ha una sèrie de limitacions (no es poden fer assignatures d’àmbit espanyol o català, cursos prèviament matriculats i no superats, esports, etc.) que has de tenir en compte. És imprescindible que et llegeixis ben atentament la normativa d’equivalència acadèmica per tal d’assegurar-te que la proposta d’equivalència acadèmica que presentes no incompleix aquesta. La normativa d’equivalència acadèmica la trobaràs a l’Espai dels Outgoing del curs corresponent a la teva mobilitat.
• DEA (Document d’Equivalència Acadèmica) i LA (Learning Agreement): És el document que deixa constància de les equivalències entre els cursos que realitzaràs a l’estranger i els de la UB, així com de la seva aprovació per part del tutor que tinguis assignat, del/la cap d’estudis i del/la coordinador/a institucional. Per al reconeixement dels cursos que realitzaràs a l’estranger és imprescindible tenir el DEA on constin totes les assignatures que has realitzat a la teva universitat de destí, amb les seves equivalències, aprovat i signat per totes les parts. DEA i LA contentn la mateixa informació i han de coincidir.
• Matrícula: És imprescindible tenir matriculades a la UB totes aquelles assignatures que vulgueu reconèixer. No s’ampliaran ni es modificaran matrícules a la vostra tornada. S’ha de fer sempre a través dels procediments i terminis establerts. Les instruccions de matrícula, juntament amb els terminis de la mateixa, les pots trobar a l’espai dels outgoing del curs corresponent a la teva mobilitat.